Politiques internes du système d’information.

Le système d’information interne de HIPER RENT A CAR, S.A. C’est le canal pour communiquer, de manière confidentielle et efficace, toute information sur les actes irréguliers commis par HIPER RENT A CAR, S.A. ou son personnel, qui ont été connus dans le cadre d’une relation de travail ou professionnelle entretenue avec notre organisation conformément aux dispositions de la loi 2/2023 du 20 février.

L’organisation a configuré le système d’information interne via les canaux suivants :

• Par écrit : via le lien https://portaldenuncias.online/protecmir-hiper_rent_a_car-6b51d431d
• Par courrier postal, adressé au responsable du système d’information interne de l’organisation HIPER RENT A CAR, S.A. à CAMINO CAN PASTILLA Nº41 07610 PALMA DE MAJORQUE, ILES BALÉARES.
• Verbalement :
• À la demande de l’informateur, les informations peuvent également être présentées lors d’une réunion en face-à-face avec le gestionnaire du système, dans un délai maximum de sept jours à compter de la présentation de la demande.

-En plus de ces canaux, les communications peuvent être soumises aux canaux d’information externes des autorités compétentes.

-Une fois la réclamation reçue, le responsable du système d’information interne communiquera l’accusé de réception de la réclamation au plaignant dans un délai inférieur à 7 jours, en cas de réclamation nominative. Dans tous les cas, le plaignant sera informé des droits et obligations établis par la réglementation sur la protection des données personnelles.

-Le responsable du système d’information interne établira un rapport motivé qui confirmera ou rejettera la communication déposée, justifiant, en tout état de cause, la décision prise. Le rapport sera notifié à l’informateur et à la personne concernée dans un délai maximum de 3 mois à compter de l’expiration du délai de sept jours après la communication, sauf dans les cas de complexité particulière qui nécessitent une prolongation du délai, dans lesquels Dans ce cas, cette durée peut être prolongée jusqu’à un maximum de trois mois supplémentaires.

-Pendant le traitement de la plainte, la communication et le contact peuvent être maintenus avec l’informateur/plaignant et, si cela est jugé nécessaire, des informations supplémentaires peuvent être demandées à la personne déclarante.

-Il est garanti que la personne concernée par l’information ou la plainte en a connaissance, ainsi que des faits rapportés succinctement. De plus, vous serez informé de votre droit de présenter des allégations par écrit et du traitement de vos données personnelles. Toutefois, ces informations pourront être fournies au cours du processus d’audience s’il est considéré que leur apport préalable pourrait faciliter la dissimulation, la destruction ou l’altération de preuves.

-Le responsable du système d’information interne/canal des réclamations garantit la confidentialité à tous ceux qui utilisent le système d’information interne/canal des réclamations. En outre, il garantit la confidentialité lorsque la communication est envoyée via des canaux de signalement autres que ceux établis ou à des membres du personnel non responsables de son traitement.

-Pendant le traitement du dossier, les personnes concernées par la communication auront droit à la présomption d’innocence, au droit de la défense et au droit d’accès au dossier, ainsi qu’à la même protection accordée aux informateurs, en préservant leur identité. et garantir la confidentialité des faits et des données de la procédure.

-Le traitement des données personnelles résultant de l’application de cette procédure sera régi par les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016, dans la loi organique 3/2018, du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, dans la loi organique 7/2021 du 26 mai sur la protection des données personnelles traitées à des fins de prévention, de détection, d’enquête et de poursuite des infractions pénales et d’exécution de sanctions pénales.

-Le responsable du système d’information interne/canal des plaintes transmettra immédiatement l’information au Parquet lorsque les faits pourraient indirectement constituer une infraction ou au Parquet européen, dans le cas où les faits portent atteinte aux intérêts financiers de l’Union Européenne.

-L’organisation garantit l’absence de représailles contre toute personne qui attire son attention sur un éventuel comportement illégal ou qui a signalé une violation de la réglementation ou qui collabore à son enquête ou aide à la résoudre.

-Les personnes qui communiquent ou révèlent des infractions prévues à l’article 2 de la loi 2/2023 du 20 février, ainsi que des actions ou omissions pouvant constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave, auront droit à des mesures d’exécution à condition de le faire. les conditions prévues à l’article 35 de la norme précitée sont remplies. Les mesures de protection sont incluses dans l’article 38 de la loi 2/2023 du 20 février.

-La plainte ou l’information sera conservée dans les bureaux de l’organisme conformément à sa politique d’archivage et de conservation des documents.

-L’organisation possède un registre de toutes les plaintes reçues. Les signalements seront conservés uniquement pendant la période nécessaire et proportionnée afin de respecter les exigences imposées par la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption et conformément. aux dispositions de l’article 24 et des autres articles applicables de la loi organique 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques.

Lien vers le formulaire de réclamation

https://portaldenuncias.online/protecmir-hiper_rent_a_car-6b51d431d