Politiche del Sistema Informativo Interno.

Il Sistema Informativo Interno di HIPER RENT A CAR, S.A. È il canale per comunicare, in modo confidenziale ed efficace, qualsiasi informazione sugli atti irregolari commessi da HIPER RENT A CAR, S.A. o il suo personale, conosciuti nell’ambito di un rapporto di lavoro o professionale intrattenuto con la nostra organizzazione in conformità con le disposizioni della legge 2/2023, del 20 febbraio.

L’Organizzazione ha configurato il Sistema Informativo Interno attraverso i seguenti canali:

• Per iscritto: Attraverso il link https://portaldenuncias.online/protecmir-hiper_rent_a_car-6b51d431d
• Tramite posta ordinaria, indirizzata alla persona responsabile del sistema informativo interno dell’organizzazione HIPER RENT A CAR, S.A. in CAMINO CAN PASTILLA Nº41 07610 PALMA DE MALLORCA, ISOLE BALEARI.
• Verbalmente:
• Su richiesta del segnalante, le informazioni possono essere presentate anche mediante un incontro in presenza con il Responsabile del sistema, entro un termine massimo di sette giorni dalla presentazione della richiesta.

-Oltre a questi canali, le comunicazioni possono essere inoltrate ai canali informativi esterni delle autorità competenti.

-Una volta ricevuto il reclamo, il responsabile del sistema informativo interno comunicherà al reclamante l’avviso di ricezione del reclamo entro un termine inferiore a 7 giorni, in caso di reclami nominali. In ogni caso, il reclamante sarà informato dei diritti e degli obblighi stabiliti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

-Il responsabile del sistema informativo interno emetterà una relazione motivata che accoglierà o respingerà la comunicazione depositata, motivando in ogni caso la decisione assunta. La segnalazione sarà notificata al segnalante e al soggetto interessato entro il termine massimo di 3 mesi dallo scadere del termine di sette giorni dalla comunicazione, salvo casi di particolare complessità che richiedano una proroga del termine, in cui caso, questo potrà essere prorogato fino ad un massimo di altri tre mesi aggiuntivi.

-Durante il trattamento del reclamo, è possibile mantenere la comunicazione e il contatto con il denunciante/reclamante e, se ritenuto necessario, possono essere richieste ulteriori informazioni alla persona segnalante.

-Si garantisce che la persona interessata dalla notizia o dalla denuncia abbia conoscenza della stessa, nonché dei fatti sinteticamente riportati. Inoltre, sarai informato del tuo diritto di presentare reclami per iscritto e del trattamento dei tuoi dati personali. Tuttavia, queste informazioni possono essere fornite durante il processo dibattimentale se si ritiene che il loro contributo preventivo possa facilitare l’occultamento, la distruzione o l’alterazione delle prove.

-Il responsabile del sistema informativo interno/canale reclami garantisce la riservatezza a tutti coloro che utilizzano il sistema informativo interno/canale reclami. Inoltre, garantisce la riservatezza quando la comunicazione viene inviata attraverso canali di segnalazione diversi da quelli previsti o a soggetti non responsabili del trattamento.

-Durante il trattamento del fascicolo, le persone interessate dalla comunicazione avranno il diritto alla presunzione di innocenza, il diritto di difesa e il diritto di accesso al fascicolo, nonché la stessa protezione stabilita per gli informatori, preservando la loro identità e garantendo la riservatezza dei fatti e dei dati del procedimento.

-Il trattamento dei dati personali derivante dall’applicazione di questa procedura sarà disciplinato dalle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, nella Legge Organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e garanzia dei diritti digitali, nella legge organica 7/2021, del 26 maggio, sulla protezione dei dati personali trattati a fini di prevenzione, accertamento, indagine e perseguimento di reati e di esecuzione delle sanzioni penali.

-Il responsabile del sistema informativo interno/canale denunce trasmetterà immediatamente le informazioni alla Procura della Repubblica quando i fatti potrebbero indirettamente costituire reato o alla Procura europea nel caso in cui i fatti ledano gli interessi finanziari dell’Unione europea Unione.

-L’organizzazione garantisce l’assenza di ritorsioni contro chiunque porti alla sua attenzione possibili condotte illecite o abbia segnalato una violazione normativa o collabori alle sue indagini o contribuisca a risolverle.

-Le persone che comunicano o rivelano infrazioni previste dall’articolo 2 della legge 2/2023, del 20 febbraio, e azioni o omissioni che possono costituire un’infrazione penale o amministrativa grave o molto grave, avranno diritto a misure di protezione a condizione che sono rispettate le condizioni previste dall’articolo 35 del citato principio. Le misure di protezione sono incluse nell’articolo 38 della legge 2/2023, del 20 febbraio.

-Il reclamo o l’informazione saranno conservati presso gli uffici dell’organizzazione in conformità con la sua politica di archiviazione e conservazione dei documenti.

-L’organizzazione ha un registro di tutti i reclami ricevuti. Le segnalazioni saranno conservate solo per il periodo necessario e proporzionato al fine di rispettare i requisiti imposti dalla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano infrazioni normative e la lotta alla criminalità e alla corruzione con le disposizioni dell’articolo 24 e altri articoli applicabili della Legge organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali.

Link al modulo di reclamo

https://portaldenuncias.online/protecmir-hiper_rent_a_car-6b51d431d